Computer File
Tinjauan terhadap kegiatan administrasi proses penanganan dan pengarsipan surat di CV Mustika Jaya Bandung
Penulis melakukan kegiatan praktek kerja di CV Mustika Jaya Bandung yang berlokasi di Jalan Soreang No. 130 Kabupaten Bandung. Waktu praktek kerja yang dilakukan penulis dimulai dari tanggal 14 Maret 2011 sampai dengan 25 April 2011 atau setara dengan 220 jam kerja.
Bidang pekerjaan yang penulis lakukan selama praktek kerja adalah Manajemen Administrasi Perkantoran. Pekerjaan penulis selama praktek kerja meliputi penanganan surat masuk dan surat keluar, melakukan pengarsipan surat masuk dan surat keluar. Masalah yang dihadapi penulis yaitu: tidak mendapat kesempatan mencatat arsip di komputer karena digunakan Sekretaris, serta kurang tersedianya rak dalam menyimpan file surat yang telah diarsipkan.
Dalam penanganan surat masuk, penulis menerima surat-surat yang datang ke bagian Administrasi, mengeluarkan dan memeriksa surat apakah termasuk surat tertutup atau terbuka, kemudian menyerahkan surat kepada bagian Administrasi, mencatat surat ke dalam buku agenda surat masuk dan menginput pencatatan surat masuk ke dalam komputer. Untuk penanganan surat keluar, penulis menerima perintah dari Sekretaris untuk mencetak surat keluar sebanyak dua lembar, serta menyerahkan surat keluar kepada staf yang berkepentingan dan Manajer umum untuk ditandatangani dan dicatat dalam buku agenda surat keluar. Dalam mengarsipkan surat, penulis mengarsipkan surat masuk dan surat keluar berdasarkan sistem numerik dan alfabetis untuk setiap tab ke dalam ordner, dan menyimpan ordner ke setiap rak arsip berdasarkan sistem kronologis.
Manfaat pencatatan surat masuk dan surat keluar dalam buku agenda yaitu: sebagai tanda bukti surat masuk dan surat keluar, pencatatan kembali buku agenda surat masuk secara digital akan memudahkan dan mempercepat penulis mencari arsip. Adapun tahapan dalam pencarian arsip yaitu: penulis mencari surat masuk dan surat keluar di setiap rak arsip, mencari surat masuk dan surat keluar dalam ordner, memisahkan surat masuk dan surat keluar di folder surat masuk dan surat keluar, memberi sekat pemisah antara surat masuk dan surat keluar menggunakan guide, mengklasifikasikan surat masuk dan surat keluar menggunakan sekat ( tab ), meletakkan surat masuk dan surat keluar ke dalam rak arsip. Beberapa saran yang dapat penulis uraikan yaitu: pencatatan buku agenda surat masuk dan surat keluar secara manual atau digital disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan, sebaiknya format pencatatan dilengkapi. Perusahaan perlu menambah jumlah rak untuk memudahkan pencarian arsip.
Barcode | Tipe Koleksi | Nomor Panggil | Lokasi | Status | |
---|---|---|---|---|---|
kp997 | DIG - PDTM | Kerja Praktek | D III M ARD t/11 | Perpustakaan | Tersedia namun tidak untuk dipinjamkan - Missing |
Tidak tersedia versi lain