Computer File
Tinjauan terhadap pelaksanaan penanganan Surat Masuk, Surat Keluar dan Pengarsipan di Bagian Resources Management strategic Business Unit (SBU) Aircraft Service PT. Dirgantara Indonesia Bandung
Dalam penyusunan laporan praktek kerja ini, penulis melaksanakan
praktek kerja di PT. Dirgantara Indonesia (Persero) yang beralamat di
Jl.Padjadjaran No.154 Bandung. Pelaksanaan praktek kerja di mulai dari tanggal
3 Pebruari 2003 sampai dengan tanggal 28 Maret 2003, dan penulis ditempatkan
di Resources Management, khususnya di bagian Sekretaris Manager Resources
Management.
Pada saat melaksankan praktek kelja, penulis mendapat tugas untuk
membantu penanganan surat masuk ke bagian Resources Management untuk
bagian supervisor dan bagian keuangan serta surat keluar dari bagian Resources
Management untuk bagian lain di SBU Aircraft Services maupun untuk instansi
lain di luar perusahaan. Kemudian penulis membantu pelaksanaan pengarsipan
surat masuk dan surat keluar di bagian Resources Management. Adapun dalam
pelaksanaan praktek kerja penulis menghadapi dua masalah, yaitu adanya arsip
yang hilang sebagian atau tidak lengkap lagi dan adanya ketidakseragaman dalam
penamaan dokumen yang disimpan map ordner.
Pada bagian Resources Management, surat masuk dan keluar dicatat pada
buku Agenda Surat Masuk dan Agenda Surat Keluar. Selain itu untuk
penandatangan serah terima surat Resources Management menggunakan Buku
Ekspedisi (Intern) yang khusus digunakan untuk bagian Resources Management
dan Buku Ekspedisi (Extern) untuk bagian lainnya. Pengarsipan pada Resources
Management menggunakan sistem penyimpanan berdasarkan klasifikasi nomor
yang mengacu pada kebijakan perusahaan. Tetapi pada prakteknya dalam
penamaan dokumen Sekretaris tidak sepenuhnya melaksanakan penyimpanan
berdasarkan kepada kebijakan perusahaan. Hal tersebut disebabkan karena sistem
penyimpanan tersebut kurang praktis dan sukar diingat. Adanya arsip yang hilang
disebabkan karena dipinjam oleh bagian lain yang membutuhkan untuk difotokopi
tetapi tidak dikembalikan ke tempat asal arsip tersebut.
Sebaiknya bagian Resources Management merubah ketentuan perusahaan
dengan menggunakan sistem penyimpanan berdasarkan subjek atau pokok surat
karena sistem tersebut lebih praktis dan lebih mudah diingat dibandingkan dengan
sistem numeric. Sering hilangnya arsip dari rakfile disebabkan karena kurangnya
pengawasan terhadap masuk dan keluarnya arsip. Penulis menyarankan agar
dibuat sebuah prosedur peminjaman arsip serta menggunakan buku agenda
peminjaman arsip.
Barcode | Tipe Koleksi | Nomor Panggil | Lokasi | Status | |
---|---|---|---|---|---|
kp488 | DIG - PDTM | Kerja Praktek | D III M KAR t/03 | Perpustakaan | Tersedia namun tidak untuk dipinjamkan - Missing |
Tidak tersedia versi lain