Computer File
Tinjauan pelaksanaan sistem penyimpanan warkat (pengarsipan) pada bagian Tata Usaha Kepegawaian PT.PLN (Persero) Distribusi Jawa Barat
Pesatnya perkembangan dunia usaha, kegiatan perkantoran dan kemajuan teknologi mengakibatkan terjadinya persaingan yang semakin ketat antar
perusahaan, terutama perusahaan yang sejenis. Konsekuensi antar persaingan usaha itu, perusahaan membutuhkan dan perlu menata surat-surat yang sesuai dengan kebutuban, perusahaan dituntut untuk melakukan manajemen kantor yang ditata tepat, salah satunya dengan melakukan proses Sisitem Penyimpanan Warkat (Pengarsipan). Pada pasal 3 UU No. 7 Tahun 1971 tentang ketentuan pokok kearsipan, antara lain dirumuskan bahwa "Tujuan" kearsipan adalah untuk menjamin keselamatan baban pertanggungjawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan berbangsa serta untuk menyediakan baban pertanggungjawaban bagi pemerintah. Adapun fungsi arsip disini membedakan:
1. Arsip Dinamis, yang diperlukan secara langsung dalam perencanaan,
pe1aksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau
dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara.
2. Arsip Statis, yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan,
penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk
penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara.
Dalam setiap sisteril penyimpanan warkat, pada prinsipnya bagaimana suatu ·
warkat dapat ditemukan dengan cepat ketika diperlukan.
Tata usaha adalah segenap rangkaian aktivitas menghimpun, mencatat,
mengolah, menggandakan dan menyimpan berbagai keterangan yang diper1ukan
dalam setiap usaha kerjasama sekelompok orang untuk mencapai tujuan tertentu.
Ruang lingkup kegiatan tata usaha di lingkungan PT.PLN (Persero) Distribusi
Jawa Barat adalah:
1. Menghimpun
2. Mencatat
3. Mengolah
4. Mengganda
5. Mengirim
6. Menyimpan arsip yang dibutuhkan
Pada bagian Kepegawaian PT. PLN (Persero) Distribusi Jawa Barat ada bagian
kegiatan organisasi yang menunjukkan jenjang pengolahan, pengelolaan dan
penyelenggaraan kearsipan sehubungan dengan fungsi dan nilai guna arsip.
1. Pusat Arsip Perusahaan
2. Unit Kearsipan :
a. di pusat organisasi
b. di unit organisasi
c. di sub organisasi
Sarana penyimpanan warkat yang digunakan di PT. PLN (Persero) Distribusi
Jawa Barat adalah menggunakan:
1. Guide
2. Folder
3. Label
4. Formulir Tunjuk Silang
5. Agenda
6. Boks Arsip
7. Rak Statis, Rak Bergerak dan Filing Cabinet
Klasifikasi instansi yaitu pengelompokan arstp yang didasarkan pada asal/pencipta arsip yang menggunakan kode. Pengelompokkan selanjutnya yang berikut yang berlaku di PT.PLN (Persero) yaitu klasifikasi masalah, yaitu pengelompokkan arsip berdasrkan masalah yang terkandung dalam kegiatan unsur-unsur serta fungsi dari PT.PLN (Persero). Penyimpanan arsip merupakan suatu kegiatan penentuan penempatan arsip didalam berkas, berdasarkan pola pengelompokkan yang telah ditetapkan. Tata cara penyimpanan arsip merupakan penyimpanan arsip aktif dan inaktif. Penyusutan merupakan penanggulangan permasalahan penumpukan arsip yang senantiasa bertambah sesuai dengan dinamika administrasi. Penyusutan dilaksanalmn berdasarkan hasil penilaian atas kegunaan arsip. Dalam hal ini nilai guna ditinjau dari keputusan penggunaan arsip yang dapat dibedakan menjadi nilai guna primer dan nilai guna sekunder. PT. PLN (Persero) Distribusi Jawa Barat adalah pelaksana tugas PT.PLN
(Persero) Pusat di bidang penyediaan tenaga listrik dan merintis usaha-usaha penyediaan listrik yang secara teknis berada dibawah Departemen Pertambangan dan Energi tetapi secara aministratif di bawah Departemen Pendayagunaan Aparatur Negara. Pelaksanaan penyusutan arsip yang digunakan PT. PLN (Persero) Distribusi Jawa Barat adalah:
1. memindahkan arsip aktif dari unit pengolah ke unit pengarsipan,
2. memisahkan arsip yang sudah tidak bernilai guna sesuai dengan ketentuan
yang berlaku,
3. menyerahkan arsip statis ke Arsip Nasional Republik Indonesia.
Barcode | Tipe Koleksi | Nomor Panggil | Lokasi | Status | |
---|---|---|---|---|---|
kpsc35 | DIG - PDTM | Kerja Praktek | D III M TIC t/00 | Perpustakaan | Tersedia namun tidak untuk dipinjamkan - Missing |
Tidak tersedia versi lain