Computer File

Tinjauan terhadap pengelolaan pengarsipan di Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Katolik Parahyangan Bandung

Penulis melakukan kegiatan praktek kerja di bagian Tata Usaha Fakultas
Ekonomi Universitas Katolik Parahyangan Bandung yang berlokasi di Jl.
Ciumbuleuit no. 94 Bandung. Penulis melakukan kegiatan praktek kerja terhitung
mulai dari tanggal 2 Maret 2009 sampai dengan 7 Mei 2009 atau setara dengan
210 jam kerja.
Dalam melaksanakan kegiatan praktek kerja, penulis ditempatkan di
bagian Kepegawaian. Uraian pekerjaan yang dilakukan oleh penulis adalah
mengarsipkan warkat berupa ijazah dan jabatan fungsional untuk dosen (dosen
tetap dan dosen luar biasa) yang bekerja di Fakultas Ekonomi Universitas Katolik
Parahyangan Bandung. Selain itu penulis juga diperbantukan untuk membenahi
arsip kepegawaian dan arsip akademik, melakukan pembuatan database
karyawan, serta melakukan pembuatan database calon mahasiswa baru untuk
program studi Diploma III Manajemen Perusahaan Universitas Katolik
Parahyangan Bandung. Adapun masalah yang dihadapi penulis pada saat
melakukan kegiatan praktek kerja yaitu sistem pengarsipan yang kurang baik,
tempat untuk menyimpan arsip letaknya cukup jauh sehingga memakan waktu
untuk mencari arsip yang dibutuhkan, fasilitas komputer sempat beberapa kali
tidak dapat digunakan yang mana menghambat pekerjaan penulis, serta tidak
adanya sistem pencatatan untuk menelusuri arsip.
Dalam melaksanakan kegiatan praktek kerja, pekerjaan rutin penulis
adalah membenahi arsip kepegawaian, akademik, studi lanjut, dan arsip lain-lain.
Proses yang dilalui untuk membenahi arsip-arsip tersebut dimulai dengan
memisahkan arsip tersebut ke dalam empat klasifikasi, yaitu kepegawaian (berisi
arsip seperti daftar riwayat hidup, surat keputusan yayasan, dan surat keputusan
rektor), akademik (berisi arsip ijazah, surat keputusan jabatan fungsional, surat
keputusan mengajar, surat keputusan kelebihan jam mengajar), studi lanjut (berisi
arsip surat keputusan studi lanjut, laporan biaya studi, laporan perkembangan
studi), lain-lain (berisi sertifikat, piagam penghargaan, bukti pajak, dan berkas lain
yang tidak masuk ke dalam tiga kategori di atas). Kemudian penulis juga
membuat database karyawan dan database calon mahasiswa baru untuk program
studi Diploma III Manajemen Perusahaan Universitas Katolik Parahyangan
Bandung dengan menggunakan program Microsoft Excel dan Microsoft Access.
Untuk sistem pengarsipan yang sudah dibenahi, sebaiknya dipertahankan.
Sistem pencatatan untuk peminjaman atau pengambilan arsip serta pencatatan
untuk menelusuri arsip yang sudah dibuat sebaiknya mulai diterapkan. Untuk
menghindari banjir arsip, perlu dipertimbangkan pemusnahan untuk arsip yang
kadaluarsa dengan melaksanakan Jadwal Retensi Arsip (JRA).

Ketersediaan

Informasi Detail

Judul Seri

No. Panggil

D III M FER t/09

Penerbit

Bandung : Program Studi Diploma III Manajemen Perusahaan - FE Unpar., 2009

Deskripsi Fisik

-

Bahasa

Indonesia

ISBN/ISSN

-

Klasifikasi

-

Tipe Isi

-

Tipe Media

-

Tipe Pembawa

-

Edisi

-

Subjek

-

Info Detail Spesifik

-

Pernyataan Tanggungjawab

Erick Fernando

Versi lain/terkait

Lampiran Berkas

Komentar