Computer File

Tinjauan terhadap pengelolaan pengarsipan di Lembaga Penelitian dan Pengabdian kepada masyarakat Universitas Katolik Parahyangan Bandung

Penulis melakukan praktek kerja di Lembaga Penelitian dan Pengabdian
Masyarakat (LPPM) Universitas Katolik Parahyangan yang berlokasi di Jl.
Ciumbuleuit No. 94 Bandung. Penulis melakukan praktek kerja terhitung mulai
tanggal 7 Februari 2006 sampai dengan 25 Maret 2006, atau setara dengan 239
jam kerja.
Dalam melaksanakan kegiatan praktek kerja di LPPM UNPAR, penulis
ditempatkan di bagian tata usaha. Uraian pekerjaan yang dilakukan oleh penulis
adalah membenahi pengarsipan buku yang berhubungan dengan bidang penelitian
dan data kepegawaian. selain itu juga penulis diperbantukan untuk menjaga stand
LPPM UNPAR dan membantu menjadi penerima tamu undangan pada saat acara
bedah buku. Adapun masalah yang dihadapi oleh penulis pada saat melakukan
praktek kerja yaitu klasifikasi buku-buku bidang penelitian dan tempat
penyimpanan arsip di LPPM UNPAR kurang baik, pencatatan buku-buku bidang
penelitian tidak dapat dimengerti, tidak ada Jadwal Retensi Arsip (JRA) di LPPM
UNPAR, peminjaman buku-buku bidang penelitian di LPPM UNPAR tidak selalu
dicatat dan tidak ada pegawai khusus yang menangani hal ini, terbatasnya atau
tidak tersedianya alat-alat kantor sehingga memperlama penulis untuk
menyelesaikan pekerjaan, dan penulis mengalami kesulitan dalam
mengelompokkan arsip kepegawaian.
Dalam melaksanakan praktek kerja, pekerjaan rutin penulis adalah
mengarsipkan buku-buku bidang penelitian dan data kepegawaian. Sebelum bukubuku
diarsipkan ke dalam lemari, banyak proses yang dilalui untuk
melengkapinya yaitu dikelompokkan berdasarkan kelasnya sesuai dengan kriteria
buku dengan menggunakan sistem subyek dan sistem numerik, lalu memberikan
label, cap serta kartu peminjaman, lalu dicatat dalam buku agenda dan yang
terakhir buku-buku bidang penelitian tersebut diarsipkan ke dalam lemari dengan
urutan yang sama dalam buku agenda. Arsip kepegawaian, dikelompokkan
dengan sistem kronologis, diselipkan guide pada setiap pergantian bulan dan
tahun untuk memudahkan penelusuran data, lalu diarsipkan ke dalam map,
diberikan daftar isi, dan terakhir diserahkan kepada staf Keuangan dan
Kepegawaian. Kemudian dalam acara Open House UNPAR melakukan pelayanan
tamu dan penerima tamu pada acara bedah buku yang berjudul “Juragan Visioner”
yang diselenggarakan oleh LPPM UNPAR
Untuk klasifikasi dan pencatatan arsip bidang penelitian yang sudah
dibenahi, sebaiknya dipertahankan. Untuk menghindari tersitanya ruang kantor,
sebaiknya tempat untuk menyimpan arsip perlu dipertimbangkan pemusnahan
untuk arsip yang kadaluarsa dengan melakukan pembuatan Jadwal Retensi Arsip
(JRA). Peminjaman buku bidang penelitian sebaiknya selalu dicatat. Persediaan
alat tulis kantor sebaiknya dilengkapi. Map kepegawaian sebaiknya disimpan
dengan ordner serta arsip kepegawaian in-aktif perlu pertimbangan apakah masih
diperlukan atau tidak. Penanganan pameran buku dan bedah buku sudah cukup
baik.

Ketersediaan

Informasi Detail

Judul Seri

No. Panggil

D III M JIE t/06

Penerbit

Bandung : Program Studi Diploma III Manajemen Perusahaan - FE Unpar., 2006

Deskripsi Fisik

-

Bahasa

Indonesia

ISBN/ISSN

-

Klasifikasi

-

Tipe Isi

-

Tipe Media

-

Tipe Pembawa

-

Edisi

-

Subjek

-

Info Detail Spesifik

-

Pernyataan Tanggungjawab

Jie Yung-Yung

Versi lain/terkait

Lampiran Berkas

Komentar