Computer File
Tinjauan terhadap pengelolaan pengarsipan di Biro Kepegawaian Universitas Katolik Parahyangan Bandung
Penulis melaksanakan praktek kerja di Biro Kepegawaian Universitas Katolik
Parahyangan yang berlokasi di Jalan Ciumbuleuit No. 94 Bandung. Penulis
melaksanakan praktek kerja dari tanggal 01 Maret 2006 sampai dengan tanggal 06
Mei 2006. Bidang praktek kerja yang penulis lakukan ialah Manajemen Perkantoran.
Pekerjaan yang penulis lakukan selama melakukan praktek kerja adalah
membantu mengarsipkan surat-surat keputusan pegawai, mengetik surat keputusan
terakhir pegawai ke dalam kartu kuning pegawai, memperbanyak dan
mengelompokkan data pegawai dan surat-surat keputusan beserta pendistribusiannya,
mencatat surat-surat keputusan ke dalam agenda, dan membantu memeriksa daftar
kehadiran dosen. Dalam melaksanakan pekerjaan tersebut, penulis mengalami
beberapa masalah yaitu penulis kesulitan mengambil arsip map pegawai yang
disimpan di filing cabinet karena terlalu penuh isinya dan map pegawai tidak
tersusun dengan benar, belum ada JRA, tidak ada pencatatan dalam sistem
penyimpanan arsip, sering menemukan kesalahan dalam perhitungan jam kerja, serta
penulis menemukan kesalahan atau ketidaksopanan yang tidak sesuai dengan etika
perkantoran.
Dalam melakukan pengarsipan, sistem klasifikasi arsip yang digunakan di
Biro Kepegawaian UNPAR adalah sistem klasifikasi kronologis, alfabetis dan
subyek, semua surat-surat keputusan dimasukkan ke dalam masing-masing map
pegawai yang bersangkutan kemudian disimpan ke dalam filing cabinet. Penulis
mengetik keterangan-keterangan surat keputusan pegawai ke dalam kartu kuning
pegawai yang berupa formulir tentang riwayat pekerjaan pada Universitas Katolik
Parahyangan. Dalam memperbanyak dan mengelompokkan data pegawai dan suratsurat
keputusan, penulis memfotokopi SK-SK tersebut dan kemudian di bagi untuk
diserahkan kepada unit dan fakultas yang bersangkutan untuk di distribusikan.
Sebelum pendistribusian, penulis membuat surat pengantar untuk diberikan kepada
pimpinan tiap unit dan fakultas yang bersangkutan. Dalam pengagendaan SK, tidak
semua SK dicatat di dalam agenda, hanya SK Pengangkatan Dosen Luar Biasa dan
Surat Permohonan Kesediaan Mengajar. Setelah selesai mengagendakan SK-SK
tersebut, penulis mengarsipkan SK-SK ke dalam map pegawai yang bersangkutan.
Sistem klasifikasi arsip yang digunakan sama dengan sistem klasifikasi arsip lainnya.
Dalam membantu memeriksa absen, penulis mencocokkan data jam datang dan jam
pulang di kartu absen dengan data yang sudah direkap ke dalam kertas. Jika tidak ada
kecocokkan, penulis memberikan keterangan di dalam kertas rekap untuk
dikembalikan kepada unit dan fakultas yang bersangkutan.
Jika dilihat dari masalah-masalah yang penulis alami, penulis ingin
memberikan saran dan diharapkan dapat menjadi masukan bagi Biro Kepegawaian
UNPAR. Biro Kepegawaian UNPAR perlu membenahi arsip-arsipnya agar dapat
terklasifikasi dengan baik, perlu membuat sistem pencatatan agar dapat mudah dalam
mencari arsip, perlu membuat JRA, dan dalam melaksanakan pekerjaannya pegawai
harus mematuhi etika perkantoran.
Barcode | Tipe Koleksi | Nomor Panggil | Lokasi | Status | |
---|---|---|---|---|---|
kp867 | DIG - PDTM | Kerja Praktek | D III M OCT t/06 | Perpustakaan | Tersedia namun tidak untuk dipinjamkan - Missing |
Tidak tersedia versi lain