Computer File

Tinjauan terhadap kegiatan administrasi pengarsipan, pengurusan peserta wisuda, dan pelayanan mahasiswa di Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Katolik Parahyangan Bandung

Penulis melakukan praktek kerja di Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik
Universitas Katolik Parahyangan Bandung yang berlokasi di Jl. Ciumbuleuit no. 94
Gedung 3 Bandung 4014. Waktu praktek kerja dimulai pada tanggal 8 Januari 2007
sampai dengan 13 Maret 2007. Bidang praktek kerja yang dibahas adalah bidang
Manajemen Perkantoran di mana penulis ditugaskan di Sub Bagian Kemahasiswaan
dan Alumni.
Kegiatan praktek kerja terdiri dari mengarsipkan surat masuk, surat keluar,
transkrip nilai dan ijazah, mengurus peserta wisuda, serta pelayanan di loket
Kemahasiswaan dan Alumni antara lain membuat surat keterangan mahasiswa, surat
lulus sementara, dan melegalisasi ijazah. Masalah dalam pekerjaan tersebut yaitu
banyaknya dokumen Sub Bagian Kemahasiswaan dan Alumni tercampur dari semua
jurusan yang ada di FISIP, tidak mengetahui kode NPM jurusan yang ada di FISIP,
dan kurangnya alat tulis kantor.
Penulis menerima surat masuk, surat keluar, transkrip nilai dan ijazah dari
Sub Bagian Kemahasiswaan dan Alumni. Kemudian dokumen dipisahkan sesuai
dengan kepentingan surat masing-masing. Setelah itu surat diarsipkan dengan
mengunakan sistem pengarsipan kronologis, yaitu berdasarkan tanggal – bulan –
tahun. Surat dimasukkan ke dalam ordner yang dikelompokkan berdasarkan subyek.
Langkah terakhir ordner tersebut disimpan di rak geser gang dan lemari arsip.
Pengurusan peserta wisuda dimulai dengan menerima photo copy slip pembayaran
biaya wisuda. Kemudian menerima hard cover beserta soft cover berupa CD,
mencatat pendaftaran wisuda dan mengurutkannya sesuai dengan tanggal sidang,
mempersiapkan kartu undangan wisuda dan toga. Selanjutnya menjadi penerima
tamu pada acara pelepasan wisuda sambil membagikan toga dan kartu undangan,
dan pada ada acara wisuda menjadi penerima tamu lagi. Pelayanan mahasiswa untuk
pembuatan surat keterangan dan surat lulus sementara mahasiswa dimulai dengan
pengisian buku agenda Permohonan Surat Keterangan oleh mahasiswa lalu dicek
kelengkapannya. Kemudian menginformasikan waktu pengambilan surat, dan
membawa pas foto . Surat dibuat oleh Sub Bagian Kemahasisawaan dan Alumni dan
diserahkan kepada Pembantu Dekan I untuk ditandatangani. Pas foto dan tanda
tangan dicap, setelah itu memberikan surat keterangan kepada mahasiswa.
Pelayanan penanganan legalisasi, dimulai dengan pemberian formulir permohonan
legalisasi kepada mahasiswa, menginformasikan dokumen yang akan dilegalisasi
harus difotokopi, dan membayar biaya legalisasi. Formulir diberikan kepada
mahasiswa dan memberitahukan waktu pengambilannya. Pembuatan legalisasi
dokumen dilakukan oleh Sub Bagian Kemahasiswaan dan Alumni. Dokumen yang
selesai dilegalisasi diserahkan kepada Pembantu Dekan I untuk ditandatangani. Surat
yang telah dilegalisasi dicap, kemudian diserahkan kepada mahasiswa.
Secara garis besar proses pekerjaan administrasi di Sub Bagian
Kemahasiswaan dan Alumni di FISIP Unpar pada umumnya telah berlangsung dengan
baik. Tetapi untuk karyawan yang baru melaksanakan praktek kerja, sebaiknya
diberitahu sebelumnya kode NPM jurusan yang ada di FISIP Unpar serta
mememisahkan dokumen jurusan masing-masing agar tidak terjadi pencampuran
dengan dokumen lainnya sehingga memudahkan pengarsipan. Juga sebaiknya Sub
Bagian Kemahasiswaan dan Alumni lebih sering melakukan pengecekan persediaan
ATK untuk menjamin ketersedianya yang mendukung kelancaran kerja.

Ketersediaan

Informasi Detail

Judul Seri

No. Panggil

D III M KAR t/07

Penerbit

Bandung : Program Studi Diploma III Manajemen Perusahaan - FE Unpar., 2007

Deskripsi Fisik

-

Bahasa

Indonesia

ISBN/ISSN

-

Klasifikasi

-

Tipe Isi

-

Tipe Media

-

Tipe Pembawa

-

Edisi

-

Subjek

-

Info Detail Spesifik

-

Pernyataan Tanggungjawab

Arni Karwati

Versi lain/terkait

Lampiran Berkas

Komentar