Computer File
Tinjauan terhadap pengelolaan pengarsipan di bagian administrasi pengarsipan Kantor Pusat PT. Kereta Api (Persero) Bandung
Penulis melaksanakan kegiatan praktek kerja di bagian Administrasi Pengarsipan Kantor Pusat PT. Kereta Api (Persero) Bandung yang beralamat di Jalan Perintis Kemerdekaan No. 1 Bandung. Penulis melaksanakan praktek kerja mulai tanggal 15 Oktober 2009 sampai dengan 30 November 2009 atau setara dengan 211 jam kerja.
Penulis melaksanakan praktek kerja dengan melakukan pekerjaan menginput data surat keluar ke dalam file surat keluar pada komputer, menginput data surat masuk ke dalam file surat masuk pada komputer, melakukan pengiriman balasan surat masuk melalui e-mail kepada atasan maupun bawahan di Kantor Pusat PT. Kereta Api (Persero) Bandung serta membenahi dan menyusun arsip sesuai tanggal, klasifikasi arsip dan nomor arsip di gudang arsip bagian Administrasi Pengarsipan Kantor Pusat PT. Kereta Api (Persero) Bandung.
Berdasarkan uraian pekerjaan di atas, penulis membahas tentang cara penginputan data surat keluar ke dalam file surat keluar pada komputer menggunakan program Microsoft Access, dimana surat keluar ditempelkan label surat keluar untuk memudahkan pendistribusiannya oleh operator surat keluar. Penginputan surat masuk ke dalam file surat masuk pada komputer menggunakan program Microsoft Access, dimana pencatatannya menggunakan buku agenda dan dilengkapi lembar disposisi surat masuk untuk Direksi. Seperti halnya surat keluar, untuk surat masuk juga ditempelkan label untuk memudahkan pendistribusiannya ke alamat yang dituju. Selain itu penulis juga membahas tentang cara melakukan pengiriman balasan surat masuk melalui e-mail, yang bentuknya telah disiapkan oleh tim pengolah, kemudian mengetik balasan surat masuk secara manual dan instruksi/perintah secara lisan dari atasan untuk diketik ulang lalu dikirimkan melalui e-mail. Pembenahan dan penyusunan arsip di gudang arsip bagian Administrasi Pengarsipan Kantor Pusat PT. Kereta Api (Persero) Bandung, dikelompokkan berdasarkan klasifikasi dan menggunakan box arsip untuk arsip aktif dan rool-o-pact untuk arsip in-aktif. Penulis membuatkan formulir peminjaman arsip/dokumen agar memudahkan dalam pencarian arsip/dokumen.
Kegiatan praktek kerja penulis sudah sesuai dengan proses dan prosedur yang ada di instansi tersebut. Penulis menyarankan agar pegawai di bagian Administrasi Pengarsipan diberikan pelatihan program Microsoft Access agar menjadi lebih terampil. Sebaiknya Junior Manager Library meneruskan pencatatan peminjaman arsip/dokumen. Selain itu perlu dibuatkan Jadwal Retensi Arsip (JRA) agar dapat memisahkan arsip aktif dan arsip in-aktif serta penanganannya.
Barcode | Tipe Koleksi | Nomor Panggil | Lokasi | Status | |
---|---|---|---|---|---|
kp998 | DIG - PDTM | Kerja Praktek | D III M SIL a/10 | Perpustakaan | Tersedia namun tidak untuk dipinjamkan - Missing |
Tidak tersedia versi lain